17.03.2023
Moderne Konferenzsysteme: Wie Sie Ihr Sitzungszimmer fit für die Zukunft machen
Die Gestaltung von Sitzungszimmern ist ein wichtiger Faktor für die Effizienz und Qualität von Meetings. In einer Zeit, in der die Kommunikation immer globaler, digitaler und flexibler wird, müssen Sitzungszimmer als zentrale Kommunikationsschnittstelle fungieren. Sie müssen sowohl den Bedürfnissen der anwesenden Teilnehmer als auch denen der virtuellen Teilnehmer gerecht werden. Dabei spielen nicht nur die technische Ausstattung, sondern auch das Design und die Atmosphäre eine Rolle.
Um einen reibungslosen Austausch zwischen lokalen Teams und internationalen Partnern zu gewährleisten, sind kabellose Präsentationssysteme für Konferenzräume eine sinnvolle Investition. Sie ermöglichen es den Teilnehmern, ihre Inhalte einfach und schnell auf einem Display oder einem Beamer zu teilen. Dabei darf idealerweise kein Kabelsalat entstehen oder Zeit für die Installation von Software verschwendet werden.Neben der Präsentationstechnik ist auch die Audio- und Videokonferenztechnik entscheidend für erfolgreiche Meetings. Professionelle Meeting Webcams, Video Collaboration Bars oder Raumlösungen für verschiedene Raumgrößen sorgen dafür, dass alle Teilnehmer gut gesehen und gehört werden können. Dabei sollte die Technik intuitiv bedienbar sein und mit verschiedenen Plattformen wie Microsoft Teams oder Zoom kompatibel sein.
Nicht zuletzt sollte das Sitzungszimmer auch ein angenehmes Ambiente bieten. Hochwertige Materialien, bestes Design und höchste handwerkliche Qualität strahlen eine subtile und schlichte Eleganz aus. Die Beleuchtung sollte an die Tageszeit und die Stimmung angepasst werden können. Ein modernes Sitzungszimmer ist also mehr als nur ein Raum mit einem Tisch und ein paar Stühlen. Es ist ein Ort der Zusammenarbeit, der Kreativität und der Innovation. Es ist ein Ort, an dem sich alle Beteiligten wohl fühlen und ihre Ziele erreichen können.
Große Konferenzen und kleine Huddle Rooms - Gute Technik ist Anpassungsfähig
Um eine Konferenz- und Medientechnik auf dem neuesten Stand der Technik zu realisieren, braucht es einen ganzheitlichen Ansatz, der Technologie, Design und handwerkliche Perfektion miteinander verbindet. Dabei sollen innovative Entwicklungen nicht nur funktionieren, sondern auch in die jeweiligen Planungs- und Beratungsprozesse eingebunden werden, um eine Gesamtlösung zu schaffen, die das Unternehmen effizienter macht. Dabei sollte ein gutes System verschiedene Arten von Besprechungen ermöglichen. Es sollte sowohl für kleine Meetings in Huddle Rooms als auch für große Konferenzen mit vielen Teilnehmern geeignet sein.
Das heißt, dass ein alter Rechner mit Kamera und ein Beamer unter der Decke nicht mehr den Anforderungen an eine moderne IT-Ausstattung für den Konferenzraum entsprechen. Stattdessen muss die verwendete Technologie an die Bedürfnisse der Gesprächspartner angepasst sein und ohne großen Aufwand neu arrangiert werden können. Deshalb werden moderne Raumkonzepte immer wichtiger, die zum Beispiel kabellose Präsentationssysteme für Konferenzräume verwenden.Welche Möglichkeiten gibt es?
Als Basisausrüstung empfehlen sich daher mittelgroße mobile Touch-Displays, die man entweder separat nutzt oder mit einem zentralen System verbinden kann, um größere Treffen zu organisieren. Diese Displays sollten einerseits digitale Inhalte gut darstellen können und andererseits dazu dienen weitere Gesprächspartner von entfernten Standorten hinzuzuschalten. Zusätzlich kann man die Konferenz- und Medientechnik mit weiteren Elementen ergänzen, um die Kommunikation noch effektiver zu gestalten. Zum Beispiel kann man Dolmetscheranlagen nutzen, um Sprachbarrieren zu überwinden oder interaktive Whiteboards, um gemeinsam an Ideen zu arbeiten. Auch intelligente Stromzufuhr oder Präsenz-Erkennung können helfen, Energie zu sparen und Ressourcen optimal zu nutzen.
Ein weiterer Trend, der sich in vielen Unternehmen etabliert hat, ist die Nutzung von virtuellen Konferenzräumen, die auf Virtual Reality basieren. Obwohl sich alle Teilnehmer an unterschiedlichen Standorten befinden, nehmen sie gemeinsam an dem Meeting in einem virtuellen Raum teil. Dieses Vorgehen soll die standortübergreifende Zusammenarbeit verbessern. Es bleibt jedoch abzuwarten, ob sich dieser Trend langfristig durchsetzen wird.
Je nach Bedarf können verschiedene technische Komponenten und Software in Frage kommen. Da jedes Medium seine eigenen Stärken und Schwächen hat, ist es ratsam, im Vorfeld zu recherchieren, welche Geräte wirklich benötigt werden und gegebenenfalls aufgestockt werden können. Es gibt jedoch einige Elemente, die zum "State of the Art" zählen und in keinem Konferenzraum fehlen sollten, wie beispielsweise WLAN, Daten-Video-Projektoren und gegebenenfalls Projektionswände.
Die Anforderungen von digitalen Meetings sind komplex geworden
Aufgrund der fortschreitenden Globalisierung rücken auch digitale Meetings immer mehr in den Fokus vieler Unternehmen. Es empfiehlt sich von einem Fachmann beraten zu lassen. Um sicherzustellen, dass der Konferenzraum allen Anforderungen gerecht wird, ist eine umfassende Situations- und Bedarfsanalyse erforderlich. Dies beinhaltet die Konzeption, Beratung, Installation und Montage der verschiedenen Geräte. Zusätzlich muss das Personal, das den Raum nutzt, auch ausreichend geschult sein, um alle Vorteile des neuen Meetingraums optimal nutzen zu können. Bei einem so umfangreichen Projekt kann es auch sinnvoll sein, professionelle Raumplaner für Konferenzräume oder gar Innenarchitekten mit der Gestaltung zu beauftragen, da diese das erforderliche Know-how mitbringen ein hervorragendes Raumkonzept zu schaffen.
Gerne Beraten wir Sie und übernehmen auch die technische Installation Ihres Konzeptes. Sprechen Sie uns einfach an oder machen Sie direkt einen Termin vor Ort!
